Di banyak perusahaan dan instansi di Indonesia, rapat telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan kerja sehari-hari.
Kalender penuh dengan undangan meeting, baik offline maupun online. Sekilas, ini mencerminkan budaya kerja yang sibuk, terorganisir, dan aktif.
Namun, jika ditelisik lebih dalam, muncul sebuah pertanyaan krusial: Apakah semua rapat itu benar-benar membawa dampak dan menghasilkan tindakan nyata?
Fenomena "sibuk tapi tidak bekerja" ini bukan isapan jempol belaka. Banyak pegawai, manajer, bahkan pejabat publik terlihat begitu sibuk menghadiri rapat demi rapat, namun pada akhirnya, tidak ada tindak lanjut atau eksekusi yang jelas.
Masalah tetap mengambang, solusi hanya berhenti sebagai ide, dan tujuan organisasi pun tidak tercapai secara optimal.
Rapat: Dari Alat Kolaborasi Menjadi Rutinitas Kosmetik
Rapat, dalam esensi aslinya, adalah forum untuk berdiskusi, menyatukan pemikiran, memutuskan sesuatu, dan merancang eksekusi.
Namun dalam praktiknya di Indonesia, rapat sering kali bergeser menjadi rutinitas formalitas. Kalimat seperti, “Kita bahas di rapat saja,” menjadi alasan untuk menunda keputusan. Rapat kemudian menjadi ajang menunjukkan eksistensi, bukan efektivitas.
Bahkan tak jarang, seseorang lebih dianggap “bekerja” jika terlihat duduk di ruang rapat atau aktif berbicara di Zoom.
Padahal, duduk di ruang rapat tanpa menghasilkan keputusan yang jelas tidak lebih baik dari diam di meja kerja tapi menyelesaikan pekerjaan.
Budaya Hierarki dan Ketidakberanian Mengambil Keputusan
Salah satu penyebab utama rapat tanpa hasil adalah budaya hierarkis yang masih kuat di Indonesia. Banyak karyawan merasa enggan mengambil keputusan sendiri karena takut melangkahi atasan.
Akibatnya, keputusan yang sebenarnya bisa diambil dengan cepat harus melewati berlapis-lapis rapat. Dalam proses itu, urgensi pun menguap.
Seringkali pula, para peserta rapat menunggu satu atau dua tokoh “berpengaruh” berbicara dulu. Jika orang tersebut tidak hadir, rapat bisa berubah menjadi ajang basa-basi atau malah ditunda. Tidak ada kepastian kapan keputusan diambil, apalagi kapan dilaksanakan.
Rapat yang Tidak Terstruktur dan Tidak Terarah
Banyak rapat di Indonesia yang diadakan tanpa agenda yang jelas. Undangan hanya berisi topik umum seperti “Evaluasi Kinerja” atau “Koordinasi Proyek”, tanpa rincian poin bahasan dan tujuan akhir.
Akibatnya, waktu terbuang untuk pembukaan yang terlalu panjang, intermezzo yang tidak relevan, hingga diskusi yang melebar ke mana-mana.
Lebih parah lagi, hasil rapat tidak didokumentasikan dengan baik. Notulen dibuat seadanya, kadang hanya berupa foto papan tulis atau chat grup.
Tidak ada pencatatan siapa bertanggung jawab atas tugas apa, kapan tenggat waktunya, dan bagaimana tindak lanjutnya.
Maka tak heran jika rapat berikutnya kembali membahas hal yang sama karena tidak ada progres nyata.
Efek Domino: Energi Habis, Produktivitas Stagnan
Kebiasaan rapat tanpa eksekusi ini menimbulkan efek domino. Waktu dan energi yang seharusnya digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan habis untuk hadir di rapat.
Ketika rapat selesai, peserta merasa telah bekerja keras, padahal tidak ada output nyata yang dihasilkan.
Akibatnya, banyak proyek molor, target tidak tercapai, dan akhirnya menyalahkan pihak lain. Siklus ini terus berulang, menciptakan ilusi produktivitas padahal kenyataannya stagnan. Orang terlihat sibuk, namun dampaknya nihil.
Mentalitas “Yang Penting Hadir”
Budaya kerja yang lebih menekankan kehadiran ketimbang kontribusi juga memperparah kondisi ini. Dalam banyak organisasi, orang dihargai karena hadir di rapat, bukan karena membawa solusi atau menyelesaikan tugas. Ini menumbuhkan mentalitas “yang penting hadir”, bukan “yang penting berkontribusi”.
Lebih ironis lagi, dalam beberapa kasus, rapat digunakan sebagai ajang pencitraan. Ada yang sengaja banyak bicara agar terlihat dominan, ada pula yang hadir sekadar untuk menunjukkan loyalitas kepada pimpinan. Sementara itu, substansi rapat terlupakan.
Solusi: Dari Rapat ke Aksi Nyata
Lalu bagaimana mengubah budaya rapat yang tidak produktif ini? Beberapa langkah konkret dapat diambil:
- Tentukan Tujuan yang Jelas Sebelum Rapat
Setiap rapat harus punya agenda dan tujuan akhir yang jelas: apakah untuk mengambil keputusan, mencari solusi, atau sekadar berbagi informasi. Jika hanya untuk update, bisa dilakukan melalui email atau grup chat, tidak perlu rapat. - Batasi Jumlah Peserta
Undang hanya orang yang relevan dan dibutuhkan. Terlalu banyak peserta akan memperpanjang diskusi dan menyulitkan pengambilan keputusan. - Tetapkan Durasi Maksimal
Rapat yang efektif tidak perlu panjang. Batasi waktu, misalnya 30 atau 60 menit, agar semua pembicaraan fokus dan tidak melebar. - Tunjuk Penanggung Jawab Eksekusi
Setiap keputusan harus diikuti dengan action plan yang jelas: siapa yang melakukan, apa yang dilakukan, kapan tenggatnya. Pastikan ada sistem untuk memantau tindak lanjutnya. - Evaluasi Efektivitas Rapat Secara Berkala
Lakukan refleksi: apakah rapat membawa dampak? Apakah masalah teratasi? Jika tidak, ubah format dan pendekatan.
Mengubah Budaya, Bukan Sekadar Rutinitas
Lebih dari sekadar mengatur jadwal, persoalan rapat di Indonesia adalah masalah budaya kerja. Mengubahnya membutuhkan komitmen dari semua level organisasi, terutama pimpinan.
Budaya kerja yang sehat harus menempatkan hasil dan dampak sebagai ukuran utama, bukan hanya kesibukan dan kehadiran.
Sudah saatnya kita beralih dari budaya “sibuk semu” menjadi “produktif nyata”. Bekerja bukan soal seberapa banyak rapat yang dihadiri, tapi seberapa besar dampak yang ditimbulkan dari keputusan dan tindakan yang diambil.
Jika tidak, kita hanya akan menjadi bangsa yang terlihat sibuk, tapi tidak pernah benar-benar maju.
