Saifulah.id - Apakah kalian pernah merasa punya niat untuk melakukan sesuatu, tapi karena ada terlalu banyak hal yang dipikirkan akhirnya lupa. Karena sudah lupa, akhirnya kalian tidak jadi melakukan satupun hal itu dan berujung tidak produktif. Sebenarnya ada tips and trik agar kita bisa tetap produktif meskipun punya segudang kegiatan yang ingin dilakukan. Mau tahu caranya?
Hari ini kita akan belajar tentang enam langkah mengatur jadwal agar lebih teratur.
Kenapa sih kita perlu mengatur jadwal?
Dengan kesibukan-kesibukan yang berbeda yang mungkin sebagai siswa, pekerja kantoran, atau apapun pekerjaannya, tapi pasti semua orang mempunyai kegiatan yang perlu diselesaikan.
Tidak jarang kegiatan itu kadang lebih dari satu dan membuat kita bingung harus menyelesaikan mana terlebih dahulu.
Dengan membuat jadwal, kita bisa melakukan kegiatan secara lebih efektif dan juga efisien.
Langkah-Langkah Membuat Jadwal
Berikut langkah-langkah untuk membuat sebuah jadwal.
1. Brainstorming
Hal yang paling pertama harus dilakukan dalam membuat sebuah jadwal adalah menulis semua kegiatan yang ingin kalian lakukan.
Kegiatan itu tidak selalu harus berada dalam suatu konteks yang sama. Bisa saja dari berbagai jenis kegiatan, mulai dari akademik dan non akademik.
Pastikan tulis kegiatan dari yang terlihat tidak penting, hingga yang penting.
Tujuannya adalah agar setiap kegiatan dapat dilaksanakan secara teratur..
2. Breakdown Task
Apa itu Breakdown Task?
Breakdown Task adalah memilah setiap kegiatan dari yang kompleks menjadi lebih simpel dan detail.
Ssemua kegiatan yang telah dituliskan di poin pertama kita pilah dalam langkah kedua ini.
Dengan melakukan breakdown, hal ini akan memudahkan otak kita untuk mencerna informasi yang harus dilakukan.
Hal ini juga dapat membantu kita agar kita tidak kehilangan isu-isu penting di setiap kegiatan.
Misalnya, hari ini saya mau belajar tentang marketing. Marketing masih berupa hal yang sangat kompleks, jadi kita pilih lagi menjadi hal yang lebih simpel.
Hal yang ingin saya pelajari adalah Segmenting, Targeting, Positioning dan metode AIDA (Awereness, Interest, Desire, Action)
Dengan memilah kegiatan otak kita akan secara otomatis menjadi lebih fokus ke hal-hal yang harus dilakukan.
3. Priority Scale
Apa itu skala prioritas?
Skala prioritas adalah ukuran kebutuhan yang tersusun dalam daftar dimulai dari kebutuhan yang paling penting sampai kebutuhan yang bersifat bisa ditunda pemenuhannya.
Ada dua kategori dalam skala prioritas yaitu Urgent (mendesak) dan Important (penting).
Urgent artinya harus dilakukan secara segera, sedangkan Important adalah kegiatan yang penting untuk dilakukan.
Kuadrant Pertama: Urgent dan Important
Kegiatan yang berada di dalam keadaan ini adalah kegiatan yang perlu dilakukan pertama kali. Contohnya:
- Ketika ada atasan atau guru memberikan tugas yang memiliki deadline hari itu juga jam 5 sore.
- Bisa juga ketika ada kerabat atau keluarga yang masuk rumah sakit, sehingga kita perlu menjenguk mereka.
Kuadran Kedua: Iimportant dan Not Urgent
Nah, kegiatan yang berada di dalam keadaan ini penting, tapi tidak perlu dilakukan segera.
Biasanya kegiatannya adalah kegiatan yang mempunyai tujuan jangka panjang.Jadi semua kegiatan yang ada di Kuadran 2 dapat dilakukan nanti.
Contohnya:
- Ketika kita diberikan tugas yang deadline-nya satu minggu lagi
- Bisa juga kegiatan olahraga, mempelajari skill baru, atau teknik pengembangan diri lainnya.
Kuadran Ketiga: Urgent dan Not Important
Kegiatan yang berada di dalam kuadran ini sifatnya perlu dilakukan segera, namun tidak terlalu penting.
Contohnya:
- Membantu teman satu kelompok yang mengalami kesulitan.
- Bbisa juga ketika kita mendapat panggilan telepon, email, atau meeting secara mendadak yang tidak sesuai dengan minat kita.
Kegiatan yang ada di kuadran ini disarankan bagi kita untuk mendelegasikannya kepada orang lain.
Kuadran Keempat: Not Urgent dan Not Important
Pastinya yang harus diingat, semua kegiatan yang berada di kuadran ini harus dihilangkan, karena kegiatan yang ada di kuadran ini menghabiskan waktu secara percuma.
Contohnya:
- Ketika kita terlalu fokus dengan sosial media, strolling tentang kehidupan orang lain, dan juga over thinking.
4. Buat Agenda yang Smart
Bentuk agenda tidak selalu harus berbentuk seperti buku yang bisa kita tulis. Bisa juga menggunakan aplikasi yang ada di Smartphone kalian.
Tapi harus diingat apabila menggunakan agenda di Smartphone, jangan menjadi terdistraksi dengan hal-hal yang tidak penting.
Contoh aplikasi yang sangat mudah dijadikan agenda adalah Google Kalender. Dengan Google Kalender kalian dapat memasukkan dan mengedit kegiatan mudah dimanapun kalian berada.
Selain itu, aplikasi ini juga akan memberikan notifikasi tentang kegiatan yang sudah waktunya, agar kalian lebih on track (sesuai jalur) dengan jadwal.
Aapabila kalian lebih ke tipe yang menulis secara langsung pastikan agenda kalian mempunyai ukuran yang pas untuk dibawa kemanapun.
Gunakan juga teknik color code (kode warna) untuk mengkategorikan kegiatan yang sama.
Gunakan maksimal 5 warna agar tidak terlalu memusingkan. Pewarnaan ini dapat dibagi berdasarkan kategori, lama waktu mengerjakan, waktu mengerjakan, dan sesuai deadline yang ada.
Jangan lupa untuk membuat agenda yang sesuai dengan kepribadian kalian. Bereksperimen lah dengan warna, gambar, dan bentuk tulisan, serta buatlah agenda ini sangat mencerminkan kalian
5. Buat To Do List yang Baik
Langkah yang kelima adalah dengan membuat to do list. Membuat to do list dapat meningkatkan produktivitas seseorang.
Namun kadang kita masih membuat to do list yang belum baik, sehingga menjadi kurang efektif.
Bagaimana caranya untuk membuat to do list yang baik?
1. Membagi berdasarkan Rule 1-3-5
Dengan Rule 1-3-5 ini, bagi kalian yang memiliki terlalu banyak kegiatan dapat membatasi kegiatan agar menjadi lebih realistis:
1 Tugas Besar
3 Tugas Sedang
5 Tugas Kecil
Selanjutnya apabila kalian memiliki waktu efektif di jam tertentu. Bagi kegiatan berdasarkan kegiatan yang membutuhkan energi tinggi, sedang, dan juga energi kecil.
Hal ini dilakukan agar kalian dapat mengetahui kapan harus mengerjakan kegiatan tersebut.
2. Bagi berdasarkan Kuadran Jam
Tips selanjutnya adalah membagi kegiatan sehari dalam kuadrat jam. Hal ini memudahkan kita untuk tetap fokus.
3. Bagi Kegiatan yang Sama dalam 1 Hari
Tips yang terakhir, bagi to do list dengan skala yang lebih besar, apabila kalian sering tidak fokus karena kegiatan dalam satu minggu yang terlalu banyak.
Kemudian kelompokkan kegiatan yang memiliki tema yang sama dalam satu hari. Mudahkan?
6. Buat Stop Doing List
Langkah terakhir dalam membuat jadwal agar menjadi lebih efektif dan efisien adalah membuat stop doing list.
Ini adalah lawan dari to do list. Apabila to do list berisi tentang kegiatan yang dilakukan, sedangkan stop doing list berisi kegiatan yang seharusnya kita tunda atau eliminasi.
Dengan membuat stop doing list, kalian dapat lebih fokus terhadap hal-hal yang lebih penting. Jadi usahakan dulu untuk mengerjakan semua kegiatan di dalam to do list dan ketika semua kegiatan sudah selesai, atau ada waktu kosong, nah hal-hal yang ada di stop doing list baru di lakukan.
Misalnya:
- Stop buang waktu dengan hal-hal yang tidak disukai,
- Stop membandingkan diri dengan orang lain,
- Stop mengecek email dan sosial media secara terus menerus.
Rangkuman
Nah, untuk mengingatkan kalian lagi, ada 6 langkah mudah untuk membuat jadwal lebih efektif dan efisien:
1. Brainstorming
Cari tahu terlebih dahulu kegiatan yang ingin kalian lakukan dimulai dari yang tidak penting sampai penting
2. Breakdown Task
Dari setiap kegiatan yang kompleks kita pilah lagi kegiatan agar menjadi lebih simpel dan detail. Hal ini untuk memastikan otak kita dapat fokus terhadap hal-hal yang penting.
3. Priority Scale
Buat skala prioritas yang terbagi dalam empat kuadran, yaitu kegiatan yang Urgent dan Important.
Urgent artinya kegiatan yang harus dilakukan segera, sedangkan important artinya kegiatan itu sangat penting.
4. Buat Agenda yang Smart
Carilah agenda yang cocok dengan tipe kalian, bisa berupa agenda fisik atau melalui aplikasi agenda di Smartphone, yang penting gunakan agenda yang sesuai dengan kepribadian kalian.
5. Buat To Do List yang Baik
Buat to do list dengan Rule 1-3-5; Bagi sesuai jumlah energi yang digunakan, sesuai kuadrat jam, dan kegiatan yang bertema sama dilakukan pada hari yang sama.
6. Buat Stop Doing List
Stop doing list berisi tentang hal-hal yang tidak kalian lakukan atau ditunda terlebih dahulu. Ingat, usahakan untuk selalu melakukan to do list sebelum melakukan stop doing list.
Jika kalian suka artikel ini, jangan lupa kasih 5 bintang pada kolom donasi.
